Home Publikacje Nowe Przepisy Nowe przepisy o dietach za delegacje - od 1 marca 2013
Nowe przepisy o dietach za delegacje - od 1 marca 2013

 

Dnia 1 marca 2013 roku wejdzie w życie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej
w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: „Rozporządzenie”). W kompleksowy sposób będzie ono normowało problematykę obu rodzajów podróży służbowych pracowników – zarówno na obszarze kraju, jak i poza nim.


W konsekwencji, utracą moc obowiązującą dwa dotychczas stosowane rozporządzenia regulujące te kwestie, to jest: rozporządzenie opisujące świadczenia przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju, jak i z tytułu delegacji zagranicznej.

Nowelizacja wprowadza szereg zmian w zakresie obu rodzajów delegacji: krajowej i zagranicznej. Najważniejsze z nich wskazano poniżej.

 

KRAJOWE PODRÓŻE SŁUŻBOWE

 

Wyższe diety

W Rozporządzeniu podniesiono wysokość diety przysługującej pracownikowi w czasie podróży krajowej, która jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Zgodnie z przepisem § 7 ust. 2 Rozporządzenia będzie ona wynosiła 30 złotych, to jest o 7 złotych więcej w porównaniu do obecnie obowiązującej kwoty 23 złotych.

Dieta a zapewnienie wyżywienia pracownikowi

Nadto, w Rozporządzeniu uregulowano kwestię wysokości diety, w sytuacji, w której pracownik wysłany w służbową podróż krajową ma zapewnione niepełne wyżywienie. Taka ewentualność nie była przewidziana w dotychczas obowiązujących przepisach, co sprawiało, że – do tej pory – dieta nie przysługiwała pracownikowi jedynie wówczas, gdy zostało mu zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Według nowych regulacji, w razie otrzymania przez pracownika w czasie podróży służbowej na obszarze kraju częściowego bezpłatnego wyżywienia, wysokość należnej mu diety będzie proporcjonalnie obniżana. I tak, zgodnie z przepisem § 7 ust. 4 Rozporządzenia, kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego pracownikowi bezpłatnie wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 25% diety;
  • obiad – 50% diety;
  • kolacja – 25% diety.

Na mocy przepisu § 7 ust. 5 Rozporządzenia, powyższe znajdzie zastosowanie również, gdy pracownik będzie korzystał z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.

 

Uszczegółowienie sposobu obliczania diety z tytułu delegacji

W sposób niewątpliwy – w porównaniu z dotychczasowymi regulacjami – unormowano sposób obliczania diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Zgodnie z przepisem § 7 ust. 2 Rozporządzenia, należność z tytułu diety oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

Jeśli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

  • mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje;
  • od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety;
  • powyżej 12 godzin – należna jest dieta w pełnej wysokości.

Jeśli podróż służbowa trwa dużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną ale rozpoczętą dobę:

  • do 8 godzin – 50% diety;
  • ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości.

 

Ograniczenie zwrotu wydatków noclegowych

 

Przepisy dotychczas obowiązującego rozporządzenia normującego kwestie związane z podróżą służbową pracownika na obszarze kraju wskazywały, że za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem.

W nowym Rozporządzeniu, w przepisie § 8 ust. 1 ograniczono, co do zasady, poniesione przez pracownika koszty noclegu w ten sposób, że nie mogą one być za jedną dobę hotelową wyższe niż dwudziestokrotność stawki diety. Oznacza to, że pracodawca jest zobowiązany do zwrotu pracownikowi rzeczywistych kosztów noclegu do wysokości 600 zł za dobę. Jedynie w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu w wysokości przekraczającej powyższy limit.

 

Wyższy ryczałt za nocleg i korzystanie z komunikacji miejskiej

Podwyższenie wysokości diety za podróże służbowe na terenie kraju wpłynie również na zwiększenie ryczałtów za: nocleg oraz za korzystanie z komunikacji miejskiej – jako, że ich wysokość jest pochodną diety, i tak:

  • zgodnie z przepisem § 8 ust. 3 Rozporządzenia, ryczałt za pokrycie kosztów noclegu dla pracownika, który nie przedstawił na tę okoliczność rachunku, wynosi 150% diety, to jest 45 zł (obecnie 34,50 zł);
  • na podstawie przepisu § 9 ust. 1 Rozporządzenia, ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej – za każdą rozpoczętą dobę – wynosi 20% diety, czyli 6 zł (obecnie 4,60 zł).

 

ZAGRANICZNE PODRÓŻE SŁUŻBOWE

 

Wyższe diety i limity noclegowe

Podwyższeniu uległy diety i limity noclegowe – obowiązujące dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Dla niektórych krajów zmieniono również waluty – z USD na EUR. Nowe wysokości są wskazane w załączniku do Rozporządzenia.

Nadto, wyraźnie wskazano w przepisie § 13 ust. 2 Rozporządzenia, że w przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw, pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Rozwiązanie to ma duże znaczenie praktyczne – pozwoli pracodawcom uniknąć wątpliwości, co do wysokości diety należnej pracownikowi, który przemieszcza się pomiędzy kilkoma państwami.

 

Choroba pracownika w czasie delegacji zagranicznej

Utrzymano zasadę (przepis § 19 ust. 1 Rozporządzenia), że w przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Doprecyzowano – w przepisie § 19 ust. 2 Rozporządzenia – że zwrot kosztów następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej. Bez zmian pozostał przepis (§ 19 ust. 3 Rozporządzenia), zgodnie z którym nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabyvia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okluarów.

 

Zaliczka na wyjazd i rozliczenie kosztów – określenie kursów walut

W opisywanym akcie prawnym określono kurs, według którego należy ustalić zaliczkę wypłacaną pracownikowi w walucie polskiej. Zasadniczo, zgodnie z przepisem § 20 ust. 1 Rozporządzenia, zaliczkę na niezbędne koszty podróży zagranicznej pracownik otrzymuje w walucie obcej – w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Jednak, za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej. W takim wypadku wysokość zaliczki w złotych polskich ma stanowić równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki. Konsekwentnie, aspekt kursu waluty został sprecyzowany również w przypadku rozliczania kursów podróży zagranicznej. Wskazano, że rozliczenia tego dokonuje się w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

ZNACZENIE OPISYWANEJ PROBLEMATYKI DLA PRZEDSIĘBIORCÓW

Kwestia objęta opisywanym Rozporządzeniem jest istotna nie tylko dla przedsiębiorców wchodzących w krąg podmiotów państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej, ale również dla pracodawców prywatnych.

Zgodnie bowiem z przepisem art. 775 § 1 Kodeksu pracy, każdemu pracownikowi, niezależnie od rodzaju przedsiębiorstwa, w którym jest zatrudniony, który wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Natomiast, z przepisu art. 775 § 5 Kodeksu pracy wynika, że jeśli przedsiębiorca prywatny nie zoptymalizował (w szczególności, zaniechał wprowadzenia korzystniejszej z jego punktu widzenia regulacji, w granicach dopuszczonych prawem) warunków wypłacania takich należności swoim pracownikom w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiazany do ustalenia regulaminu wynagradzania) to będzie obowiązany - od 1 marca 2013 r. przestrzegać przepisów Rozporządzenia.

 

Copyright (C) Agata Adamczyk - Kraków 2010
Zdjęcia: Jacek Nosal