Gazeta Prawna, 21.07.2011.

Bartłomiej Liber

                       

 

Pracodawca ma możliwość – pod pewnymi warunkami – wypłacania pracownikom z tytułu wykonywania przez nich podróży służbowych poza granicami kraju niższych kwot diet niż określone przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi za delegacje zagraniczne.

Spółka z o.o. z siedzibą w Krakowie prowadzi działalność gospodarczą polegającą
na świadczeniu usług architektonicznych. Zdecydowaną większość jej klientów stanowią firmy z Niemiec i Austrii. Taka sytuacja wymusza na władzach spółki częste zlecanie pracownikom podróży służbowych do zagranicznych kontrahentów celem prawidłowego wykonania zamówionej usługi. Każdy wyjazd wiąże się dla pracodawcy – na podstawie przepisów wspomnianego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej
w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (dalej: „Rozporządzenie”) – z określonymi kosztami.

Pracodawca zobowiązany jest bowiem – zgodnie z przepisem § 2 Rozporządzenia – nie tylko do zwrotu pracownikowi należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (przede wszystkim: przejazdów i dojazdów oraz noclegów), ale także wypłaty często zawyżonych, w stosunku do rzeczywistych kosztów utrzymania się pracownika za granicą, diet za każdy dzień przebywania w podróży służbowej za granicą.

Zgodnie z przepisem art. 775 § 3 Kodeksu pracy warunki wypłacania opisanych wyżej należności z tytułu podróży służbowej pracownikom zatrudnionym poza jednostkami państwowej i samorządowej sfery budżetowej są określane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Pracodawca ma niewielkie pole manewru jeśli chodzi o swobodę kształtowania wysokości
i zasad wypłat świadczeń przysługujących pracownikowi z tytułu zagranicznej podróży służbowej. W szczególności – zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego o sygn.: I PKN 59/97 – nie może on postanowić, że niektórych świadczeń nie będzie
w ogóle wypłacał, albo że będzie je wypłacał jedynie częściowo. Wyjątek stanowią diety.

Dieta przysługująca pracownikowi z tytułu zagranicznej podróży służbowej przeznaczona jest – zgodnie z przepisem § 4 ust.1 Rozporządzenia na pokrycie kosztów wyżywienia oraz
na inne drobne wydatki. Jej dobową wysokość Rozporządzenie różnicuje – w zależności
od państwa, w którym pracownik aktualnie przebywa. W przedstawionym przykładzie dobowa dieta należna pracownikowi przebywającemu w Niemczech wynosi 42 euro (ok. 168 zł), a w Austrii 45 euro (ok. 180 zł) za dobę.  

Tak określona wysokość diety za dobę służbowej podróży zagranicznej może być zmniejszona, pod warunkiem jednak, że nie będzie naruszała przepisu art. 775 § 4 Kodeksu pracy, tj. nie będzie niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej, której wysokość wynosi obecnie – 23 złote za dobę podróży.

Powyższe oznacza, że umiejętne i precyzyjne ukształtowanie postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę przez pracodawcę wysyłającego pracowników w zagraniczne podróże służbowe pozwoli mu na dokonanie znacznych oszczędności. Jak łatwo obliczyć, w przedstawionym przykładzie dobowa oszczędność na jednym pracowniku może wynieść nawet 156 zł.